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装订保管会计档案千万不容忽视的4点
来源:网上整理2018-01-03 分享到

财务人员在装订保管会计档案千万不容忽视以下几点:

1.凭证的装订与保管会计凭证是单位会计档案的重要组成部分,会计凭证一般以月为单位,财务人员需要对每月的会计凭证及时装订,以便于查找与保存。凭证装订的时间一般在当月结账工作完成后,不应积攒甚至杂乱的堆放。

各单位应配备财务装订用工具,如装订机、装订线、装订针等,也可以使用重型订书机,使用比较简单方便、省时。凭证的装订有配套的凭证封面、封底、包角,装订前的一些准备性日常工作也不要忽视,日常保持凭证存放整齐有序,每月在编制凭证的同时,根据凭证编号大体分册,用大铁夹或长尾夹稳固下来,便于装订成册。

装订时,把当月全部凭证做个估算,大约平均分成多少册合适?将封面、记账凭证、封底、包角放好,反复罗列检查是否整齐有序,然后用重型订书机将左上角订牢,包好包角,完成装订。最后把封面凭证起止日期、册数、凭证号数等等相关内容填写完整,加盖公章。

2.账簿的装订与保管日前,手工账簿已越来越少的发挥其作用,财务软件的功能使凭证在录入后自动生成了账薄。现金日记账、银行日记账可以根据管理需要每月打印,总分类账、明细分类账可以以年度为单位,打印成纸制账簿,装订成册保存。

3.财务报告类的装订与保管月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告也是会计档案重要的组成部分。各类报表在编制完成时应做好电子文件存档工作,同时根据需要打印纸制报表,按报表所属期间、性质做好分类保管。

4.其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、合同文件等其他应当保存的会计核算专业资料。经济合同比如单位购销合同等,是财务收付款的重要依据,归属财务人员负责保管的,应认真保存,对履行完毕的合同分门别类做好保存。财务人员还应做好单位财务文件的保管工作,明确保管人员及场所,定期整理立卷,装订成册。

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